La digitalización: el principal reto al que se enfrentan las pymes en 2023

El 1 de enero entró en vigor la obligatoriedad de tramitar el Impuesto Sobre el Valor Añadido (IVA) por internet. Ésta ha sido la gran novedad de 2023, entre las nuevas exigencias de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). Pero, las PYME españolas se enfrentan este año a otros grandes retos en lo que ha gestión del negocio digital se refiere. El uso obligatorio de la factura electrónica entre las empresas o la utilización de softwares de facturación homologada por Hacienda obligan a las pequeñas y medianas empresas de nuestro país a implementar una profunda digitalización que alcance cada área de su negocio.

Para conseguir este objetivo hay algunas acciones imprescindibles que tendrá que abordar cualquier negocio en los próximos meses.

Aunque la firma electrónica ya es necesaria para casi cualquier gestión con la administración, son muchas las pequeñas empresas y autónomos que no cuentan con ella. Desde la entrada en vigor de la facturación electrónica del IVA por vía telemática, éste es un “lujo” que no se podrán permitir. Esta firma electrónica identifica inequívocamente al individuo que firma un documento de manera digital y tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita. Nos permite preparar, firmar y enviar documentos y realizar trámites, como la Declaración de la Renta, sin salir de casa. También podremos solicitar registros electrónicos administrativos.

Es la mejor manera de maximizar la eficiencia y rapidez de todos tus trámites burocráticos. Estas gestorías ofrecen los mismos servicios que las tradicionales, pero todo se hace de manera digital. Por tanto, tienes acceso a tu gestor desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y sin necesidad de desplazarte para llevar tus facturas o recibos. Por tanto, no solo ahorras tiempo sino también dinero.

Desde que fuera aprobada el pasado mes de septiembre la Ley Crea y Crece, la factura electrónica ha pasado de ser una opción a convertirse en una obligación ineludible. Aunque todavía tenemos tiempo para adaptarnos a este cambio, pues antes de entrar en vigor ha de aprobarse su desarrollo reglamentario en el primer trimestre de este año, es  más que recomendable comenzar a implementar la e-factura para que cuando sea obligatoria no nos pille sin los deberes hechos.

Poner en marcha una oficina virtual nos puede reportar grandes beneficios, para comenzar económicos, pues supone un drástico recorte de los gastos de mantenimiento que conlleva una sede física. Implica obtener una dirección comercial, social o fiscal de la empresa y un número de teléfono exclusivo y operar en remoto desde cualquier lugar del mundo. Es muy recomendable y útil para aquellos autónomos que trabajan en remoto y quieren desarrollar su labor y y establecer su negocio en una ubicación de prestigio, que proyecte una imagen más profesional o especializada. La micropymes que ya hayan implantado el teletrabajo pueden así reducir su sede física o establecerla en un emplazamiento más céntrico, haciendo solo un uso puntual de sus instalaciones, al tiempo que simplifican la administración interna.

Se trata de un modelo de trabajo flexible en el que los empleados cuentan con la posibilidad de elegir el lugar de trabajo en el que mejor desempeñarán sus funciones. Apostar por el Smart Working es la mejor manera de conciliar vida personal y laboral y asegurarnos el bienestar de nuestros trabajadores. Lo que se traduce en unos empleados más satisfechos y fieles, que mejorarán su rendimiento, impulsando las productividad de la empresa. Y todo ello al tiempo que se reducen los costes, ya que solo necesitaremos una sede mucho más pequeña donde realizar alguna reuniones o atender a los clientes.

Para optimizar tiempo, recursos e inversión es clave incorporar herramientas online que gestionen de forma digital y centralizada los Recursos Humanos. En la red podemos encontrar diferentes plataformas online que sustituyen los emails o el uso de excels, simplificando la gestión de bajas, ausencias, nóminas, contrataciones o vacaciones. Da igual el tamaño de la empresa, este tipo de gestión online es siempre de gran utilidad pues, más allá de todo lo anterior, facilita la obtención de métricas y datos de gran valor, que de otra forma requerirían muchas horas de trabajo.

La necesidad de personalizar las experiencias de compra y la depreciación de las cookies ha llevado a muchas empresas a poner a trabajar sus propios datos para segmentarlos y darles rentabilidad. Así, la minería de datos de las actividades de cualquier negocio y de sus propios procesos de trabajo, permitirá a las pymes invertir con criterio en nuevas herramientas, servicios o estrategias. Este tratamiento de datos llega a las pequeñas y medianas empresas gracias al software de gestión y administración digital, cada vez más accesible para las empresas de pequeño tamaño. Cuanta más y mejor información tengan, más fácil será diseñar los objetivos para alcanzar cualquier meta a medio o largo plazo con éxito.

La gran variedad de opciones de compra, envío o recogida de productos ha facilitado el acceso de las pymes al comercio online. La generalización del comerció electrónico y los gestores de edición web, cada vez más sencillos de utilizar, permitirán que las pequeñas y medianas empresas, incluso aquellas que se resisten a abandonar la venta offline, conviertan la compra online en uno de los pilares de la comercialización de sus productos.