Pagar puntual y correctamente a sus trabajadores es una de las grandes obsesiones de toda empresa. De ello depende, no solo la satisfacción de sus empleados, sino también la buena gestión, ahorros y resultados de cualquier compañía. Pero, si gestionar las nóminas es de por sí complicado, el Covid-19 ha venido a hacer todavía más difícil esta fundamental tarea. Los cambios imprevistos de las leyes, la incertidumbre, la falta de expertos en nóminas y la imposibilidad de acceder en muchas ocasiones a los sistemas de RR.HH, a lo largo del confinamiento, ha causado enormes dificultades a los equipos encargados de gestionar las nóminas.
Para entender todos estos cambios, dificultades y retos a los que se enfrentaran las empresas post Coronavirus, hoy nos hacemos eco del informe elaborado por ADP, Factor Humano y el Observatorio de RR.HH “Desafíos de la gestión de nóminas durante el Covid”.
Con el objetivo de identificar las principales dificultades a las que se habían enfrentado las empresas durante el confinamiento, se entrevistó a una amplia muestra de compañías españolas, para preguntarles por sus características estructurales y sus sistemas de gestión de nóminas.
En 73% de las empresas encuestadas coincidió en que la pandemia ha dificultado la gestión de nóminas. Según Cristina Sala Bellsolell, Técnica de Administración Personal de Relaciones Laborales Oxfam Intermón: “Hemos sufrido un incremento de trabajo en la gestión de las nóminas, específicamente en los cálculos y la verificación de las mejoras de las personas afectadas por los ERTE, en las comunicaciones con el SEPE o la gestión de bajas por Coronavirus, con parte o sin parte a IT”.
A pesar de las dificultades que ha impuesto la pandemia, solo un 27% de las empresas encuestadas considera cambiar su proceso de gestión de nóminas.
Principales dificultades provocadas por la pandemia en la gestión de nóminas
El principal problema para las empresas españolas durante la pandemia ha sido mantenerse al día con las actualizaciones reglamentarias y legislativas. De hecho, de las compañías que consideraron cambiar su proceso de gestión de nóminas durante la crisis, el 78% citó esta dificultad como la causa principal para replantearse reevaluar su manera de gestionar las nóminas.
Otros problemas significativos, según los encuestados, fueron la falta de apoyo de su proveedor de nóminas (29%) y los errores de cálculo en las nóminas (42%), ya que los cambios legislativos se publicaron con muy poco margen de maniobra, lo que provocó malas interpretaciones y disparidad de criterio entre las propias administraciones.
Los costes inesperados han sido otro de los caballos de batalla de las empresas españolas. El 64% de los participantes en el estudio afirmó que la pandemia supuso costes que no esperaban en la gestión de las nóminas. Eso sí, cabe destacar, que en el caso de las empresas que gestionan internamente sus procesos de nóminas (un 57% de las compañías españolas), se enfrentaron a costes inesperados un 68%, mientras que aquellas que tenían externalizada la gestión, solo sufrieron este sobrecoste la mitad de las mismas.
Este desajuste en los costes incluyó, en un 64% de los casos, la búsqueda de nuevos recursos, los recursos internos, el pago de horas extras y la contratación de actividades de consultoría.
La gestión de los ERTEs fue otro escollo para los departamentos de RR.HH. Según Núria Carol Tomás, responsable de administración de personal y nómina de Grupo Cementos Molins, se destinó “mucho más tiempo del habitual a este trabajo, ya que con los mismos recursos tuvimos que tirar adelante una nómina nada habitual, con conceptos y cálculos nuevos y solventar incidencias, además de gestionar todas las comunicaciones con los organismos oficiales para la tramitación de las prestaciones de los trabajadores”.
Nuevos retos para los departamentos de RR.HH.
El departamento de nóminas es un área imprescindible para cualquier compañía y, por tanto, es urgente renovar su gestión. No en vano, según los datos del informe Global Payroll Survey, el 35% de las empresas no cuenta todavía con una estrategia de nóminas sólida, lo que provoca que equipos y trabajadores estén descontentos a causa de los retrasos en pagos o nóminas mal tramitadas. De hecho, el 33% de los trabajadores afirma que demasiado a menudo reciben su salario tarde. En consecuencia, la gestión de las nóminas debería encaminarse hacia enfoques y métodos más ágiles y sencillos.
Si los empleados han sabido adaptarse a las nuevas formas de trabajar, surgidas con la pandemia, las empresas no deben ser menos. Una buena gestión de nóminas es imprescindible y requiere de una transformación de las infraestructuras tecnológicas. Por tanto, disponer de soluciones fiables y seguras y su actualización es clave. Para los departamentos de RR.HH contar con un software de gestión de nóminas ágil se ha convertido en una prioridad.
La digitalización de todos los procesos que requieren formularios en papel sería más que aconsejable. Gracias a los flujos de trabajo electrónicos y la automatización inteligente y eligiendo una plataforma fácil de usar y compatible con los dispositivos móviles, los empleados podrían acceder de manera sencilla a su nómina y realizar las gestiones necesarias.
La generalización del teletrabajo obliga a los equipos de nóminas a estar preparados para tramitar cualquier aspecto relacionado con los trabajadores remotos de diferentes jurisdicciones y sujetos, por tanto, a diferentes normativas. Los datos de los empleados han de automatizarse, procesarse y analizarse independientemente de donde se encuentren y por ello, contar con sistemas que permitan personalizar las opciones de pago es condición sine qua non para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva.
