Cómo ahorrar costes laborales sin recurrir a reducciones de la plantilla

El incremento de las cotizaciones sociales o las necesarias inversiones en formación o reciclaje de las plantillas hace suponer que en los próximos años los costes de personal seguirán incrementándose. Si, además, tenemos en cuenta que cerca del 20% de los gastos de explotación de las PYMEs españolas provienen de su masa salarial, es un hecho que urge encontrar soluciones que nos permitan reducir los gastos sin acudir a los controvertidos y traumáticos recortes de plantilla.

Los principales costes de los departamentos de recursos humanos (RR.HH.) son, obviamente, los ineludibles salarios y las cotizaciones sociales, pero existen otras circunstancias, relacionadas con la gestión del personal, que elevan dichos costes y en las que sí podemos actuar para disminuir los gastos. Hablamos del absentismo laboral o de presencia, la rotación de personal o las cargas administrativas derivadas del lento proceso de digitalización de las pequeñas y medianas empresas en nuestro país.

En estas circunstancias nos vamos a centrar para abordar la reducción de costes en RR.HH., mediante nuevas forma de organización o de herramientas que nos permitan alcanzar nuestros objetivos.

El primer paso para conseguir la tan anhelada disminución de los gastos, es llevar a cabo un profundo análisis de nuestra empresa para detectar dónde estamos gastando, en qué podemos reducir dicho gasto y qué alternativas son más viables, tendiendo en cuenta los beneficios que nos reportarán, los riesgos, el impacto en otras áreas y los costes de cada una de ellas.

Reducir plantillas es un recurso limitado, que añade tensión y desmotiva a los empleados. Por tanto, tenemos que intentar evitar este tipo de medidas, flexibilizando la estructura de la mano de obra. Se trata de alinear los recursos de personal con las necesidades que tiene y tendrá la empresa, según cada momento o escenario. Es el momento de huir de los departamentos rígidos y crear equipos polivalentes que cubran diferentes tareas y roles según las circunstancias.

Otra estrategia que nos puede ayudar a reducir los costes, sin mermar la plantilla, es que ésta responda a una combinación de trabajadores permanentes y temporales, que den respuesta a las necesidades y exigencias del mercado o al volumen de trabajo.

Es España el índice de rotación voluntaria de personal se sitúa entre un 20 y un 30 %. Esto se traduce en una necesidad constante de destinar recursos a la selección y formación de nuevos empleados que cubrirán las vacantes de los ex empleados insatisfechos. La elaboración de un plan de motivación laboral puede ser una estrategia sencilla y poco costosa para reducir esos niveles de insatisfacción y con ello recortar significativamente los costes de personal. Para conseguirlo, se han de tener en cuenta las necesidades y motivaciones de nuestros empleados. Las políticas de desarrollo de RR.HH. deberán basarse, por tanto, en la escucha activa de los trabajadores, las evaluaciones de 360 grados, la formación continua y el reciclaje.

Poner en marcha esas estrategias avanzadas, de las que hablábamos en el punto anterior, puede suponer una sobrecarga de trabajo para los departamentos de RR.HH., que cuentan con un tiempo y recursos limitados. Por tanto, subcontratar y externalizar servicios como la comunicación interna, las nóminas o la asesoría laboral, legal o fiscal puede ser una efectiva medida de reducción de trabajo y costes de los Recursos Humanos. Según los expertos, esta externalización puede llegar a traducirse en una reducción de hasta un 20% del gasto.

Esta fórmula puede ser la mejor opción para reducir costes sin despidos ni recortes de sueldos. Esta flexibilidad se puede conseguir gracias a la retribución por unos objetivos que se habrán acordado de manera consensuada y que se traducirán, además, en un incremento de la productividad y la motivación. Otra forma de retribución flexible son los beneficios sociales, como los seguros médicos, los vales de comida o las ayudas a las guarderías. Y también puede ser muy efectivo el denominado salario emocional. Es decir, las medidas de conciliación, formación, flexibilidad horaria o planes de desarrollo profesional.

Formularios, plantillas y hojas Excel siguen siendo los grandes protagonistas de las áreas de RR.HH. Es en este departamento donde la digitalización más se está resistiendo, muy especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas. Esto se traduce en grandes pérdidas de tiempo de cada uno de los empleados y fundamentalmente de aquellos del área de Recursos Humanos, que continuan utilizando procedimientos nada eficaces. Para evitarlo, las PYMEs cuentan con un gran aliado: las nuevas tecnologías. De hecho, en el mercado contamos con un amplio abanico de plataformas y soluciones digitales que nos permiten automatizar y gestionar buena parte de las actividades de los RR.HH. de manera mucho más eficiente y menos costosa. Desde el control horario, a la gestión de gastos o las nóminas y retribuciones, pocas son las áreas de este departamento que no se vean significativamente beneficiadas por las grandes posibilidades que nos ofrece la digitalización.

Es habitual que los salarios de muchas empresas sigan una tendencia ascendente, independientemente de las condiciones financieras o de los mercados. Por tanto, es fundamental hacer revisiones periódicas de los planes de compensación para que éstos estén alineados con las tendencias de cada momento y circunstancia. Puede darse la situación de que sea necesaria una congelación de sueldos o que los aumentos sean simbólicos. Si este es el caso, la comunicación interna debe funcionar como un reloj, para que los empleados entiendan los motivos de dichas acciones y tengan claros los plazos de las mismas.